Asanaで進捗状況をより深く理解する


Asanaのプロジェクト、タスク、会話をトラックすると、作業の検索可能な履歴が作成されます。更にAdvanced Search RepostsとMy Dashboardを使うと、タスク、プロジェクト、チームに関するレポートを簡単に作成したり、データを視覚化することで進捗状況をより深く理解することができます。


Advanced Searchを使う

Advanced Searchを使うと、完了した仕事、今後の仕事、優先順位の高い仕事、チームやプロジェクト間の作業などのカスタムレポートを作成し、保存することができます。作業完了日や担当者からカスタムフィールドやタスク作成者に至るまで、プロジェクトとタスクの詳細を検索することで、検索基準に一致するタスクや会話のリストが表示されます。


Asana PremiumでAdvanced Searchを利用してレポートを保存しましょう。


Advanced Search Reportsを作成する

Advanced Search Reportsには、予め作成されたレポートとして、他人にアサインしたタスク、作成したタスクと会話、フォローしているタスクと会話の3つが設定されています。サーチバーをクリックしてドロップダウンに表示されるこれらのレポートを選択すると、アクセスすることができます。


また、サーチバーをクリックしてドロップダウンに表示されるAdvanced Searchを選択すると、レポートをカスタマイズすることもできます。Advanced Searchでは、複数の検索方法があります。Advanced Searchの作成方法の詳細については、Asanaのヘルプ記事をご覧ください。


Advanced Search Reportsを作成し、保存するのは、数回のクリックで完了です。


ヒント:同じ検索を頻繁に行う場合や、その結果に直ぐにアクセスできる様にするためには、Advanced Search Reportsを保存します。保存したレポートはサイドバーのReportsの項目に表示されます。


Advanced Search Reportの例

Advanced Search Reportsでは、Asanaでの仕事について幅広い情報を検索することができます。ここではいくつかの例をご紹介します。


  • プロジェクトまたはチームメンバーごとの最近完了したタスクの検索

  • チームメンバーの空き状況を把握するために翌週が締め切りのタスクを検索

  • 作業が順調に進行していることを確認するために翌日が締め切りの未完了の作業を検索

  • 優先順位の高いカスタムフィールド値でマークされている全てのタスクを検索


Project Progress View

Progress Viewでは、各プロジェクトの要約が作成され、プロジェクトをダッシュボードに追加すると自動的にマイダッシュボードに要約が入力されます。



Progress Viewを使う

Progress Viewへは、プロジェクトページのヘッダーでProgressをクリックしてアクセスすることができます。 Progress Viewでステータスを定期的に更新することで、マイダッシュボードの情報は更に信頼できるものになります。以下の提案を試してみてください。


  • プロジェクトオーナーをアサインします。プロジェクトオーナーとは、プロジェクトを前進させ、ワークフローを監督し、プロジェクトのタスクの優先順位を決定する担当者です。プロジェクトオーナーは、プロジェクトのステータスを更新するリマインダータスクを週に一度受け取ります。

  • プロジェクトに期限を設けます。この日付は進捗図に表示され、目標の達成に向けて進捗状況をトラックするのに役立ちます。

  • プロジェクトのステータスを定期的に更新して、進捗状況をチームに通知します。プロジェクトの進捗状況は、「順調に進行中」、「進行しているが問題あり」、「進捗状況に問題あり」のどの段階かを示す色(赤、黄、緑)を選択し、更に詳しく現状を入力します。

  • 新しいステータス更新が通知されると、プロジェクトメンバーは通知を受信し、ダッシュボードもリアルタイムで更新されます。

  • ステータスの更新から会話をスタートさせます。ステータスの更新はプロジェクトのConversations Viewに表示され、プロジェクトメンバーは質問やフィードバックがあるときに返信することができます。

  • 進捗図を見て、進捗状況を確認します。残りのタスク(未完了のタスク)は青色で表示され、完了したタスクは緑色で表示されます。プロジェクトの期限は灰色でグラフに表示されます。また、進捗図のタイトルであるProgressの横にある歯車のアイコンをクリックすると、セクション毎にグラフを選別することもできます。


Progress Viewを定期的に更新する様になれば、プロジェクトオーナーは重要な決定やステータスの更新を迅速に行い、プロジェクトの状況をチームに明確に伝えることが可能になります。またダッシュボードを一目見れば正確な進捗状況が直ぐに把握することが可能になります。



マイダッシュボードでのレポート作成と進捗状況の更新

Asanaで追加し、完了した作業の進捗状況をより深く理解するための手段は、Advanced Search ReportsとProgress Viewだけではありません。マイダッシュボードを使えば、プロジェクトの進捗状況全体を質的かつ量的に把握することができ、またダッシュボードは経営幹部やマネージャーが詳細なアップデートを行う際に特に役に立ちます。


マイダッシュボードの使い方

AsanaのトップバーでMy Dashboardにアクセスすると、各プロジェクトのProgress Viewが表示されたプロジェクトカードが表示されます。マイダッシュボードは、複数のプロジェクトの詳細な全体図を表示しています。


ダッシュボードのプロジェクトカードには、プロジェクトオーナー、ステータス更新の詳細、残りのタスクと完了したタスクの数を示す進捗図、そして上部には「赤、黄、緑」のステータスが表示されます。プロジェクトカードはプロジェクトのProgress Viewの縮小版と言えます。


マイダッシュボードは、プロジェクトオーナーを担うプロジェクトを表示することがデフォルトとなっていますが、プロジェクトを追加または移動させてダッシュボードをカスタマイズすることもできます。その場合、ダッシュボードにプロジェクトを追加する方法はいくつかあります。


  • ダッシュボードからAdd Project Summaryをクリックします。

  • 追加したい特定のプロジェクトのProgress Viewに移動し、Add to Dashboardのボタンをクリックします。

  • 追加したい特定のプロジェクトに移動し、プロジェクトヘッダーのドロップダウンをクリックして、Add to Dashboardを選択します。


マイダッシュボードを活用するためのヒント

  • ダッシュボード内のプロジェクトをステータスカラー、期日、またはアルファベット順に並べ替えることができます。また、プロジェクトをドラッグアンドドロップして好きな順番に移動させることもできます。

  • 進捗図をクリックするとProgress View全体が表示され、プロジェクト名をクリックするとプロジェクトのページへ移動します。

  • ダッシュボードをカスタマイズしたら、チームメンバーにURLを伝えることができます。また、チームメンバーにダッシュボードに追加すべきプロジェクトを提案することも可能です(ダッシュボードは個々でカスタマイズ可能です)。

KPI Trust Asana推進チーム


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Asanaガイド ※ このブログのソース記事です

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