Asanaで仕事を関連付ける方法

Asanaでは、これまで頭の中でモヤモヤしていたことが一瞬にしてスッキリする、いわゆる「あはっ!」体験をすることができます。Asanaを使うと、新たに仕事をコピーしたり、元の文脈を失うことなく、仕事同士を関連付けして様々な場所で活用することができます。チームメンバーは必要な仕事や情報を検索したり、別の場所でトラックされている作業を再度作成しなくて済むので、時間が節約できます。


@mentioningの使い方

@mentioning を使うと、Asana内の全ての説明やコメントフィールドからプロジェクト、会話、チームメンバー、タスクにリンクすることができます。 まず@を入力し、関連付けたいAsana内の人または情報名を入力します。


@mentioningを使うタイミング

  • 背景情報にリンクする時

  • mentioningすると以前の作業履歴やコンテキストにすぐにアクセスできるようになります。これによりチームメンバーはこの情報を検索する必要がなくなります。

  • 関連するタスクを呼び出す時

  • @mentioningすることで、チームメンバーは他の関連する作業の存在を認識することができます。

  • 特定のチームメンバーにコメントを書く時

  • mentioningして、彼らをフォロワーとして追加します。追加されたメンバーは通知を受け取りコメントに注意を向けるようになります。



複数のプロジェクトにタスクを追加する方法

上記のタスクは、「ウェブサイトのローンチ」と「ウィークリーチームミーティング」の2つのプロジェクトに存在します。


Asanaをワークフローに適合させる重要なステップは、適合させたいタスクを複数のプロジェクトに追加することです。 Tab + Pキーを入力し、表示される+ボタンを使用して、対象となるプロジェクトにタスクを追加します。タスクが更新されると、変更は両方のプロジェクトに反映されます(同じタスクですが、2つのプロジェクトに表示されています)。作業を重複させることなく、異なるコンテキストやプロジェクトで同じ情報を見ることができます。


複数のプロジェクトにタスクを追加するタイミング

  • 会議でタスクについて議論したい時

  • タスクが複数のプロジェクトに関連する時 

  • タスクが高度な目標またはマイルストーンに関連する時  



タスクに保留マークを付ける方法

まずは従属するタスクを選択して、タスクアクションメニュー(三点リードアイコン)からMark as Waiting On...をクリックします。現在のタスクに取り掛かる前に完了しなければならないタスクを検索し決定します。


現在のタスクはwaiting on anotherとマークされます。タスクの上部に黄色いバナーが表示され、そのタスクが保留中であることを知らせてくれます。前のタスクが完了してタスクの保留が解除されたら、その通知を受けます。


ヒント:前のタスクの期日が変更されると、その変更に応じて従属タスクの期日も更新することができます。


タスクに保留マークを付けるタイミング

プロジェクトの中には、タスクリストを順番に処理するだけで完了することができないものもあります。より複雑なプロジェクトや複数のチームがプロジェクトを担当している場合、タスクの従属関係を活用すれば進行しているすべての作業をトラックし、適切なタイミングで作業を開始することができます。

ここに、タスクの従属関係を活用することができる幾つかの方法をご紹介します。


  • 製品のローンチ:「ベータテスターからのフィードバックを組み込む」が完了してから「すべてのユーザーにローンチする」時。

  • 編集向けカレンダー:「コピーエディットを組み込む」が完了してから「ステージングのためのブログを完成させる」時。

  • イベントプランニング:「予算の承認」が完了してから「安全な会場を確保する」時。

  • バグトラッキング: 「バグを再現する」が完了してから「修正の優先順位を決める」時。

  • デザインレビュー:「カラーパレットの選択」が完了してから「デザインを開始する」時。

  • 新規雇用のオンボーディング:「ITからのログイン情報の取得」が完了してから「手当を選択する」時。


カスタムフィールド

プロジェクトにカスタムフィールドを追加すると、各タスクでさらに多くの情報をトラックできます。ドロップダウン、番号、またはテキストフィールドを作成して、情報を取得し、進行状況、ステータスをトラックします。異なるプロジェクト間で同じフィールドを使用したり、カレンダービューで参照したり、高度な検索を実行してレポートを作成したり、タスクを比較したりすることもできます。


カスタムフィールドの追加方法

プロジェクトアクションのドロップダウンメニューをクリックし、Manage Custom Fieldsを選択して、任意のプロジェクトにカスタムフィールドを追加します。これにより、トラックする必要のある情報に応じてカスタムフィールドを作成し管理することができます。カスタムフィールドが追加されると、追加されたプロジェクトのList Viewに表示され、プロジェクトのタスクの説明にも表示されます。そのプロジェクトにアクセスできる人はフィールド値を編集することもできます。


カスタムフィールドを追加するタイミング

カスタムフィールドを活用する方法は無限に存在します。プロジェクトにカスタムフィールドを追加するタイミングを決めるのに役立つアイディアがあるので、ご紹介します。


カスタムフィールドを使用するのは以下のような時です。

  • プロジェクト内のすべてのタスクに特定のデータを追加したい時。

  • プロジェクト全体のタスクをトラックするために標準的な情報(例えば、優先度、時間原価計算、作業段階)が必要な時。

  • チームメンバーがプロジェクト内の各タスクの特定の情報を入力しているかを確認したい時。

  • 特定のデータフィールド(優先度、時間、ステージなど)を検索またはレポートする必要がある時。

※カスタムフィールドを使ってのトラックはAsana Premiumで可能です。


KPI Trust Asana推進チーム


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Asanaガイド ※ このブログのソース記事です

Asana Blog ※ このブログのソース記事です

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