Asanaでタスクとプロジェクトをコピーする


チームが定期的に共通のワークフローを使用している場合、毎回Asanaでそれらのタスクやプロジェクトを作成し直す必要はありません。 既存のタスクやプロジェクトを簡単にコピーして、テンプレートを作成することができます。



タスクをコピーする


タスクが5つ以下のステップからなる場合、そのタスクをコピーすることができます。


新しいテンプレートタスクを作成する

  • まずは新しいタスクを作成します。タスク名に「テンプレート」や「copy me」というフレーズを使用すれば、チームメンバーがサーチ機能を使用して簡単にテンプレートを見つけることができ、他の人に誤ってテンプレートを変更される心配もありません。

  • すべてのステップをサブタスクとして追加します(サブタスクをすばやく作成するには、キーボードのショートカットのTab + Sキーを使用します)。

  • テンプレートタスクをパブリックにするか、フォロワーを追加して、他の人がアクセスできるようにします。

  • 右ペインの右上隅にあるタスクアクション(3つの点が書かれたボタン)からMake a copyを選択して、タスクをコピーします。


既存のタスクを使う

  • 5つ以下のサブタスクからなる既存のタスクをコピーします。 右ペインの右上隅にあるタスクアクション(3つの点が書かれたボタン)からMake a copyを選択します。

  • タスク名にはチームメンバーが検索しやすい様に「テンプレート」や「copy me」というフレーズを加えておきましょう。担当者、期日、フォロワー、添付ファイルなど、テンプレートに必要のないフィールドはチェックボックスのチェックを外すことで削除できます。ワークフローやタスクの使用方法に関する詳細は、タスクディスクリプションに記載することができます。

  • テンプレートをもう一度使用するには、「テンプレート」または「copy me」というフレーズを検索してテンプレートタスクをコピーします。


ヒント:

Asana Premiumユーザーは、テンプレートタスクをコピーする際にtask dependenciesも複製することができます。


例:

タスクをコピーできる例


  • 新しいアカウントのチェックリスト(新しいクライアントのアカウントマネージャー)

  • マーケティング用製品販売

  • 新しいコンテンツピース


ヒント:テンプレートライブラリを作成するには、まず「テンプレート」タグを作成します。すべてのテンプレートタスクをタグ付けして、必要なタスクのタグに印を付ければ、後でサイドバーからテンプレートリストにアクセスできます。


プロジェクトをコピーする

プロジェクトが5つ以上のステップを含む場合、そのプロジェクトをコピーしておくと便利です。


新しいテンプレートプロジェクトを作成する

  • 新しいプロジェクトを作成して、チームが定期的に取り組む一連のタスクを保存します。 プロジェクト名に「テンプレート」や「Copy me」というフレーズを使用すれば、チームがサーチ機能を使用して簡単にテンプレートを検索することができ、他の人にテンプレートを変更される心配もありません。


既存のプロジェクトをテンプレートとして使う

  • 現在、行なっているプロジェクトが完了したら、チームメンバーが検索しやすい様にプロジェクトの名前を 「テンプレート」や「Copy me」というフレーズを含めるように変更します。併せて、期日、担当者、添付ファイルなど不要な情報を削除します。これでプロジェクトをいつでもコピーできます。

  • プロジェクトをコピーする場合は、プロジェクト名の横にあるプルダウンから「Copy Project」を選択して、コピーします。

  • 一連の手順は、「テンプレート」や「Copy me」というフレーズでプロジェクトを検索、複製し、プロジェクト名を変更するだけで簡単に完了します。


Asanaが作成したテンプレートを使う

もっと時間を節約したい場合は、Asana-created templatesをクリックしましょう。すでに完成したテンプレートを使えば様々なワークフローの立ち上げが簡単になり、チームのニーズに合わせて更にカスタマイズすることもできます。

Asana-created templatesを使うには:

  • 新規採用オンボーディング

  • マーケティングキャンペーン

  • 製品販売

Asanaのコピー機能を柔軟に活用すれば、ワークフローやプロセス全体の構築を容易にかつ短時間で作成でき、途中のステップが抜け落ちることもありません。



KPI Trust Asana推進チーム


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Asanaガイド ※ このブログのソース記事です

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