Asanaにコミュニケーションを移行する

この段階になると、あなたのチームからEメールやチャット上で以前行われた作業をAsanaに移行する方法について質問が出て来るはずです。

全ての会話がAsanaのチーム、プロジェクト、またはタスクに関連付けられていれば、チームメンバーは、色々なツールに散りばめられた情報を遡って検索しなくても、現在の仕事の様子がわかるようになります。

１．タスク上で会話を始める

アイディアを話し合ったり、質問をしたり/答えたり、またはアップデートする必要がある時は、タスクにコメントを残しましょう。特定のチームメンバーをコメントに追加するには、@mentionにメンバーを送るか、または「Tab」 +「 F」キーを押してフォロアーとしてメンバーの名前を追加します。

ヒント：タスクをフォローするまたはフォローをやめることで、会話に参加したり会話から退出したりできます。

タスクに追加されると、タスクの以前のアクティビティを遡って閲覧することができ、その作業は誰からも割り込まれることはありません。

２．プロジェクトメンバーと会話を始める

複数のタスクについて話し合ったり、ハイレベルなアイディアを共有したり、プロジェクトを開始したり、進捗を相談したり、すなわちブレインストーミングを行いたい時には、プロジェクトコンバセーションを使用しましょう。

３．チームと会話を始める

作業に関連した事を話す必要があるが、関連するプロジェクトやタスクがまだない場合、またはより大きなグループと情報を共有したい場合には、チームコンバセーションが役に立ちます。

ヒント：複数のプロジェクトについての毎週のアップデート、新しいメンバーの紹介、チームのお知らせ、またはチームのブレインストーミングなどに、チームコンバセーションが役立ちます。

４．タスクを作成してチームメンバーにあさいする

チームメイトにEメールやチャットを送って情報を教えてもらう代わりに、タスクを作成しましょう。すると、タスクはマイタスクリスト内に現れ、あなたはフォロアーとして自動的にタスクに追加されます。この様に、タスクはEメールの中に埋もれないので、相手に優先してもらうことができます。

５．Eメールを転送してAsanaのタスクにする

タスクや関連する依頼が記載されたEメールをAsanaに転送すれば、Asanaにタスクを簡単に取り込むことができ、Eメールインボックスから探し出す手間が省けます。

メールでタスクを追加するには宛先に「x@mail.asana.com」というEメールアドレスを使用します。

これらの手順に従うと、Eメールだけで直接タスクを割り振ったり、特定のプロジェクトにEメールを送信したり、タスクにフォロアーを追加したりできます。

Eメールの内容はAsanaで次の様に割当られます：

・Eメール題名＝タスク名

・Eメール本文＝タスク内容

・Eメール添付物は、タスクアタッチメントに

・送信者＝割り振る人

ヒント：あなたがメールの送信者の場合、あなたが担当者になりますが、担当者を変更する必要があれば、Asana内でいつでも変更することができます。

６．サーチを使って情報を見つける

全てのオープンなタスク、プロジェクト、および会話は、チームの誰もが検索することができるので、チームに参加したばかりの人や、タスクやプロジェクトをもともとフォローしていない人でも、必要な情報を見つけることができます。

特定の情報を見つける必要がある場合は、必要とする情報をサーチバーに打ち込むか、アドバンストサーチを使用します。インボックスにある過去の膨大なEメールの中から情報を探し出す必要はもはやありません。

７．自由にいつでもステータス更新

Asanaでは、プログレスビュー内のあらゆるプロジェクト上のステータスアップデートを閲覧することができるので、チームメンバーにプロジェクトの様子を確認する手間が省けます。

プロジェクトオーナーは毎週プロジェクトのステータスをアップデートし、ステータスを最新の状態にしておきましょう。

ヒント：プロジェクトのステータスがアップデートされる度に、チームはステータスに直接質問やフィードバックを返信することができます。または、会話から直接タスクを作成することができます。

８．マイインボックスを使う

他のフィードと同様に、Asanaのマイインボックスはフォローしているタスクを自動的にアップデートしてくれます。

マイインボックスを使うことで、例えばEメールやチャットよりも簡単にお知らせを見たり、反応したり、アクションを起こしたりできます。新規のタスク、コメント、タスク完了、期日の変更等といったアップデートを閲覧することができます。

この様にして、自分に関係のある仕事の現在の様子が常にわかります。そして、Asanaを使うことでこの状態を常に維持できます。

このようにAsanaにコミュニケーションを移行する明確なプランがあれば、今後Asanaでの業務効率向上が大きく期待できます。あなたとチームメンバーは、スタートと同時にAsanaの利点を十分に理解し活用することができるでしょう。

KPI Trust　Asana推進チーム

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