Asanaのプロジェクトやタスクに招待する

キックオフミーティングを開催して、チーム全体がAsanaを始められる準備ができたら、招待状を送り、プロジェクトメンバーやタスクフォロアーとしてチームメンバーを追加しましょう。

あなたと何人かのチームメンバーがすでにAsanaを試して運用している場合は、残りのチームメンバーが作業をトラックすることができるようにプロジェクトやタスクを整理するようにして下さい。或いは、次のステップに従ってチームのためにAsanaを準備しましょう。

チームをAsanaに招き入れるためのステップ

1.全員が取りかかれるプロジェクトを作成する

チームを招待する前に、あなたは最初のプロジェクトを作成して、チームメンバーがAsana で取り掛かれるものがあるようにしておきます。

理想は、チームの全員がプロジェクトに参加し、すぐにチームに貢献できるようにします。

始めやすい簡単なプロジェクトは、次のチームミーティングのためのミーティングアジェンダです。

或いは、チームのタイプ別の使用例を参照するか、またはAsanaが作成したテンプレートを使用して2、3回のクリックで簡単に使い始めることもできます。

より詳細な使い方に関しては、ミーティングアジェンダの例を確認するか、またはミーティングアジェンダのテンプレートを使用してください。

2.チームメンバーを招待する

チームメンバーをAsanaに招待するのは簡単です。チームメンバーのEメールアドレスに招待状を送ったら、あなたと相手は1つのグループに認識されます。チームメンバーを招待するにはいくつかの方法があります。

  1. サイドバーのチーム名の下にある+ボタンをクリックして、Eメールアドレスを打ち込みます。

  2. トップバーにあるオレンジの+ボタンをクリックして「招待する」を選択します。

  3. チームのページのヘッダーにある+ボタンをクリックします。サイドバーにあるチームの会話をクリックしても同様にアクセスできます。

  4. タスクを作成し、タスクを割り当てられた人に招待状を送れる様にチームメンバーのEメールアドレスを打ち込みます。

  5. チームメンバーがアカウントを作成したら、プロジェクトやチームに招待するか、またはチームメイトが自ら参加することもできます。

3.フォロアーを追加する

チームメンバーにAsanaを紹介し、プロジェクトに招待したら、関連するタスクのフォロアーとしても彼らを追加しましょう。

タスクフォロアーを追加することは、EメールでCCの宛先を追加していく様なものです。

タスクにコメントを追加する度に、チームメンバーはEメールやAsanaの受信箱に通知を受けます。

タスク内でTab+Fキーを押してチームメンバーの名前を打ち込むか、または右レーンの下にある+ボタンをクリックすることでフォロアーを追加できます。

ヒント:あなたとチームメンバーがAsanaの受信箱を快適に使用する様になったら、Eメールの通知機能を停止できます。

4.説明書類を提供する

これまでの経験から、あなたのチームメンバーは最初の一週間でAsanaに関してわからないことが出てくるかもしれませんが、その後はすぐにコツを掴めるはずです。

説明書類をチームと共有することに加えて、チームメンバーがAsanaに慣れるまで、最初の約一週間はいつでもチームからの質問に対応可能でいることをお勧めします。

ヒント:「Asanaに関する質問」というプロジェクトを作成し、チームメンバーがAsanaの使用についてのあらゆる質問をタスクとしてあなたにアサインできるようにします。

ここでは、チームメンバーの理解を助ける説明書類をご紹介します。

オンボーディングチェックリストは、Asanaに初めて触れる人が基礎を学び、Asanaをすぐに使い始めて特徴を掴むのに役立ちます。

Asanaガイド(今まさにあなたが読んでいるこの文章です!)には、Asanaを使うための最良の実践例が書かれています。チームメンバーがすぐにAsanaを使いこなせる様に、メンバーにはクイックスタートを読んでもらうことをお勧めします。

Asanaビデオチュートリアルでは、Asanaの始め方やプロダクトツアーが見られます。チームメンバーには1時間こういったビデオを見てもらうことをお勧めします。(英語です!)

5.チームをフォローする

チーム全員がAsanaを使い始めたら、Asanaキックオフイーティングで設定した時間軸と合意事項を見直して、全員の理解度が同程度であることを確認しましょう。

チェックインを使用して、上手く機能していることと、まだ説明が必要なものとを判断しましょう。

よくある質問に答えるには「コミュニケーションをAsanaに移行する」という記事を読み、またチームが自信を持ってAsanaを使うことができる様にヒントを共有しましょう。

Asanaを始めるためにチームと時間を費やせば、効果的に作業が追跡でき、より効率的にコミュニケーションが取れ、そして素晴らしいことを共に成し遂げられるでしょう。

KPI Trust Asana推進チーム




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Asanaガイド ※ このブログのソース記事です

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