Asanaでタスクを整理しよう!

整理しよう!

Asanaでのタスク管理を効率的に実施するには、現在持っているタスクをきちんと整理し、Asana内に導入していくことです。

プロジェクト、タグ、セクション、サブタスクをマスターする

先ずはAsanaの基本を見ていきましょう。

タスク(Task):タスクは、Asanaでの作業単位です。貴方がやらないといけないタスクや、リマインダー、誰かにやってもらいたいタスクとして登録できます。

プロジェクト(Project):プロジェクトはタスクのリストです。貴方が達成しないといけない目的のひとかたまりと捉えるといいでしょう。

タグ(Tag):タグはプロジェクトを超えたタスクのグループとして扱えます。例えば、「チームレビュー」とか、「全社優先度高」とかいうタグは、いろいろなプロジェクトに分散して存在するはずです。

セクション(Section):セクションはプロジェクト内で、タスク群に区切りをつけたり、整理をしたりするために使用します。ワークフローの各ステップを作る際にも利用できます。

サブタスク(Subtask):タスクを小さいタスクに分解するときに利用します。タスクが一人以上の担当に分散して責任がある場合には、このサブタスクを利用します。

いつプロジェクトを作って、いつタスクを作るのか?

プロジェクトはタスクのリストなので、プロジェクトを作るということは、大きな目的を決め、多くの関係者を巻き込むということです。タスクは小さな仕事の単位で、同僚や自分に割り振ることができます。例えば、「サイトの再構築」というのがプロジェクトで、デザイナーへの各「デザインの要求仕様」がタスクとなります。

5から10個のサブタスクがあるタスクや、多くの依存関係があるタスク、3人以上の関係者がいるタスクは、往々にしてプロジェクトとして独立させた方が効率的です。

ビジュアルオーガニゼーションを追加しよう!

貴方の仕事を、プロジェクト、タスク、サブタスクとして分類するのに加えて、注目が必要なプロジェクトを視覚的に目立たせることが可能です。

お気に入り(Favorites):いつもよく使うプロジェクトを、お気に入りとして保存できます。お気に入りとし保存したら、左サイドバーの上部にいつも表示されるため、いつでも簡単にアクセスできます。もし貴方が複数のAsana内のチームで働いているのであれば、この機能は非常に便利なものとなります。

色(Colors):いつもつかうプロジェクトに色をつけてアクセスしやすくすることができます。ここで選んだ色は貴方のAsana内だけで色が変わります。他のユーザーはその色の変更を見ることは出来ません。この色はプロジェクトのカテゴリー(マーケティング=緑)を決めたり、優先度(優先度高=赤)を決めたりするときに有効です。

全てをつなげよう!

Asanaは下記のコマンドで多くのタスクを簡単に繋げる事ができます。従いあらゆる情報が簡単に見つけられ、プロジェクト間の移動を非常に簡単なものにしてくれます。

ハイパーテキスト(Hypertext):@mention(@の後にユーザー名やタスク名を入れる)ことにより、プロジェクトやタスク、ユーザーの相互行き来が可能となり、簡単に各タスクを参照することが可能になります。

複数のプロジェクトに存在するタスク:ひとつのタスクは複数のプロジェクトに存在することができます。タスクを重複して作る必要はありません。対象プロジェクトを複数選ぶだけで複数プロジェクト内にタスクを入れることができます。

重複タスクのマージ:もし2つのよく似たタスクがあることを発見したら、簡単にそれらのタスクをひとつのタスクにすることが可能です。タグやフォロワーは重複したタスクから正規のタスクにコピーされるので、途中で見失うこともありません。

サーチビュー:どのようなサーチ項目にも対応し簡単に既存のタスクを発見することができます。自分の好みのサーチビューを保存することも可能です。

先ずは簡単に行き来できるオーガニゼーションをAsana内に作ることが、貴方のタスクを効率的に管理することの成功のカギです。先ずは最初のチームプロジェクトを作りましょう。

KPI Trust Asana推進チーム




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Asanaガイド ※ このブログのソース記事です

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